DOCShare. Tu gestor documental para la empresa

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Repessa Sistemas, tu partner tecnológico

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Implantamos Sistemas de Gestión Documental basados en la plataforma DOCSHARE y los equipos Multifunción (MFP) de TOSHIBA

Somos distribuidores oficiales de la solución de Gestión Documental que marca diferencias en el mercado.

Información general

Estos sistemas permiten que una organización trabaje todos sus documentos desde el sistema de forma centralizada, incluyendo opciones de seguridad de la información, almacenamiento de versiones de documentos, firma electrónica de documentos, circuitos de aprobación de documentación y validación de integridad de documentos.

Además, los sistemas de gestión documental incluyen opciones de auditoría que permiten cumplir ampliamente con la normativa LOPD en cuanto al registro de acceso a los documentos, gestión de versiones, usuarios autorizados a ver/modificar documentos, recuperación por eliminación accidental y almacenamiento cifrado de los datos. Disponen también de la gestión agrupada de documentos mediante creación de “expedientes”.

De esta forma, se pueden aplicar permisos a expedientes de trabajo que permitan a usuarios y/o grupos de usuario acceder a toda o parte de la información de un expediente. Por ejemplo, en RRHH cada empleado puede tener su propio expediente en el que se almacenen sus datos personales, partes de baja médica, solicitudes de vacaciones, nóminas, etc. y que nadie más que RRHH (y dentro de ese departamento sólo algunas personas) puedan acceder a toda la documentación del expediente de cada persona.

O bien un despacho de abogados puede escanear toda la documentación relacionada con un caso, agrupando todos los documentos en un solo expediente, y clasificando por carpetas la diferente información que tiene, asignando permisos específicos a nivel de expediente o de carpeta a diferentes usuarios (becarios con acceso solo a cierta documentación, y socios con acceso total).

También permiten “compartir” documentos fuera de la organización mediante su impresión, envío por correo electrónico o almacenamiento en unidades locales, siempre con un registro de cada acción en el sistema. Estos sistemas, además, permiten la captura automática de documentos en papel o electrónicos que, tras pasar unos filtros y plantillas, se clasifican automáticamente y permiten a los usuarios clave utilizar esos documentos ya de forma electrónica. Por ejemplo, captura automática de facturas de proveedores que deben pasar al departamento de administración para su contabilización.

Todos estos “métodos” de captura van enlazados con los “elementos o dispositivos” de captura (escáner, equipo multifunción) en los que se pueden ofrecer opciones directamente en la pantalla de los mismos para que el procesamiento automático de los documentos se realice desde el mismo momento en el que se escanea, sin requerir intervención adicional por parte del usuario.

Este hardware necesario para la captura también lo montamos en el proyecto si es necesario.


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