Los costes anuales de procesamiento de documentos y de impresión son considerablemente más altos que los estimados generalmente por las empresas.
Los costes visibles se realizan en las inversiones de equipos, consumibles y servicios. Pero también hay gastos ocultos en áreas como administración, consumo de energía, el manejo de documentos y de asistencia telefónica, que representan hasta un 60% de los costes totales de impresión.